FAQ - UNIT AUDIT DALAM | Majlis Bandaraya Subang Jaya

Language MS

FAQ AUDIT DALAM
BIL	SOALAN	JAWAPAN
1	Bilakah Unit Audit Dalam ditubuhkan di MBSJ?	Unit Audit Dalam, Majlis Bandaraya Subang Jaya telah ditubuhkan pada 15hb Ogos 1997 di bawah kuasa pentadbiran dan bertanggungjawab kepada pihak pengurusan. Pelaksanaan tugas adalah tertakluk kepada Akta, Undang-Undang Kecil, Dasar dan Prosedur Majlis Bandaraya Subang Jaya. Unit Audit Dalam telah diamanahkan dengan tanggungjawab untuk memastikan kewujudan akauntabiliti dalam pentadbiran dan pengurusan wang awam melalui pengauditan pengurusan kewangan dan aktiviti pengurusan Majlis Bandaraya Subang Jaya. Penemuan Audit berhubung dengan kewangan dan aktiviti Majlis dilapor kepada Datuk Bandar dan dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat. Minit Mesyuarat seterusnya dibentang dan dipertimbangkan untuk kelulusan oleh Mesyuarat Penuh Majlis.
2	Apakah rujukan utama pekeliling berkaitan penubuhan dan peranan Unit Audit Dalam MBSJ?	Penubuhan berdasarkan kepada Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171). Selain itu, Akta Audit 1957 (Akta 62), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/2004 serta Pekeliling Am Bil.3/1998 oleh Jabatan Perdana Menteri turut menjadi rujukan penubuhan.
3	Mengapa pengauditan perlu dijalankan?	Pengauditan dijalankan bagi memastikan ketetapan akta, undang-undang dan peraturan dipatuhi.
4	Apakah jenis pengauditan yang dijalankan oleh Unit Audit Dalam di MBSJ?	Terdapat lima (5) jenis pengauditan yang dijalankan di Unit Audit Dalam MBSJ iaitu: 1.Pengauditan Pengurusan Kewangan Audit Pengurusan Kewangan merupakan pendekatan audit bagi menentukan wujudnya kesempurnaan dan keutuhan sistem kawalan dalaman serta pematuhan kepada peraturan dan undang-undang yang ditetapkan. Aspek yang diberi penekanan adalah kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, kawalan perolehan, kawalan perbelanjaan, pengurusan akaun amanah / kumpulan wang amanah dan deposit, pengurusan aset dan stor, pengurusan kenderaan serta pengurusan pelaburan dan pinjaman. 2.Pengauditan Prestasi Pengauditan Prestasi adalah pendekatan audit secara terperinci bagi menentukan sumber-sumber dan operasi telah dilaksanakan secara berhemat, cekap dan berkesan. 3.Pengauditan Pematuhan Pengauditan Pematuhan dijalankan merangkumi analisis secara terperinci terhadap pengurusan projek yang telah dilaksanakan oleh pihak Majlis bagi menentukan sebarang ketirisan berlaku terhadap perbelanjaan dana Majlis. 4.Pengauditan Khas / Siasatan Pengauditan Khas/ Siasatan dijalankan atas arahan pihak pengurusan tertinggi dan Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat dari semasa ke semasa. 5.Pengauditan Susulan Pengauditan Susulan merupakan pendekatan audit terhadap teguran yang pernah dibangkitkan bagi memastikan tindakan pembetulan telah dilakukan dan tidak berulang.
5	Bagaimana proses pengauditan dijalankan?	Proses pengauditan dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu perancangan, pelaksanaan dan pelaporan. 1.Perancangan Penyediaan Memorandum Perancangan Audit (APM) yang menggariskan butir-butir penting berkenaan strategi pengauditan. Selepas APM diluluskan, Program Audit disediakan untuk menunjukkan setiap langkah yang perlu di ambil ketika pengauditan dilaksanakan serta memberikan anggaran masa bagi setiap langkah tersebut. 2.Pelaksanaan Pengauditan dijalankan berdasarkan Program Audit yang telah disedakan. Sebelum pengauditan, Entrance Conference akan dilaksanakan dengan pihak auditi untuk menjelaskan objektif, skop dan metodologi audit yang akan dijalankan. 3.Pelaporan Pelaporan Audit adalah mengikut ketetapan seperti berikut: Exit Conference Audit Dalam Pemerhatian Audit akan dibentangkan di dalam Exit Conference Audit Dalam dengan kekerapan empat (4) kali setahunyang akan di dipengerusikan oleh pihak Pengurusan Tertinggi dan dihadiri oleh Ketua Jabatan. Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat Setelah Laporan Muktamad dikemukakan kepada pihak Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan, pelaporan akan akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat. Keahlian mesyuarat terdiri daripada Ahli Majlis yang dilantik dan pegawai jabatan yang berkaitan. Selanjutnya pelaporan muktamad audit akan dikemukakan kepada pihak UPEN SUK Selangor dan Bahagian Audit Dalam SUK Selangor.
6	Maklumat berhubung Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat (JKAPK)	Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat atau JKAPK telah ditubuhkan sekitar tahun 2009 atas arahan Kerajaan Negeri Selangor melalui Pekeliling Seksyen Pihak Berkuasa Tempatan PBT: SPBT Bil. 2 Tahun 2009 yang berkuatkuasa pada 20 Mei 2009. Keahlian Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Korporat adalah terdiri daripada Ahli Majlis yang dilantik mengikut ketetapan Pengurusan Tertinggi MBSJ secara penggiliran bagi setiap dua (2) penggal. Jawatankuasa ini merupakan salah satu komponen penting dalam memastikan akauntabiliti dan pengurusan korporat yang efektif. Jawatankuasa ini menjunjung tiga (3) prinsip penting dalam menjalankan tugasnya iaitu kebebasan, komunikasi dan akauntabiliti. Jawatankuasa ini memikul tanggungjawab dan tugas seperti berikut: Mengkaji keperluan keberkesanan UAD mengenai pembentukan struktur organisasi dan pembangunan kemahiran sumber manusia. Mengkaji keberkesanan dan kemampuan piawaian sistem kawalan dalaman Majlis Bandaraya. Menyemak rancangan audit tahunan UAD dan mewujudkan koordinasi antara Audit Dalam dan Audit Luar. Menilai laporan audit untuk mencadangkan penambahbaikan dan tindakan susulan pihak pengurusan. Memberikan nasihat kepada Ahli Majlis berhubung dengan Penyata Kewangan dan Laporan Kewangan yang dikeluarkan Majlis. Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai kakitangan atau pihak-pihak berkaitan yang didapati melakukan penyelewengan untuk tindakan selanjutnya oleh pihak pengurusan.
7	Apakah perancangan terkini yang telah dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam MBSJ?	Unit Audit Dalam mengambil beberapa pendekatan dalam memastikan setiap pengauditan yang dijalankan adalah berkesan seperti berikut: 1.Memperkenalkan konsep pre-exit iaitu memanggil semua Auditi (jabatan yang diaudit) mengikut jadual yang dirancang setelah pemerhatian audit dikeluarkan. Melalui konsep pre-exit pihak Audit akan berbincang secara bersemuka berhubung penemuan audit dan cadangan penyelesaian yang boleh dikemukakan kepada pihak Auditi bagi menambahbaik proses kerja di Jabatan. 2.Dari semasa ke semasa pihak Audit juga bekerjasama dengan Unit Latihan, Jabatan Khidmat Pengurusan bagi menganjurkan sesi taklimat/kursus yang bersesuaian. Melalui taklimat/kursus tersebut pihak audit akan memberikan input penting kepada peserta berhubung peraturan dan pekeliling yang perlu dipatuhi.
8	Apakah objektif utama Unit Audit Dalam di MBSJ	Objektif Unit Audit Dalam adalah: 1.Menentukan bahawa operasi kewangan diuruskan dengan teratur dan mempastikan bahawa dasar, undang-undang dan peraturan yang diwajibkan adalah dipatuhi. 2.Mengkaji dan menilai secara teratur dan sistematik operasi agensi dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keselesaan dan ekonomi. 3.Mengesan sebarang kelemahan atau masalah pihak terbabit dan mengesyorkan langkah-langkah bagi memperbaiki operasi dalam bidang yang memerlukannya atau dalam keadaan tindakan pembetulan adalah diperlukan. 4.Memainkan peranan sebagai mekanisma penyemakan dan pengimbangan (check and balance) terhadap pengurusan semua jabatan dengan memberi laporan yang bebas dan objektif serta tepat pada masanya. 5.Memastikan penyaluran maklumat dilakukan secara lebih berkesan, terancang, cekap, cepat dan tepat. 6.Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif menjurus kepada tahap pengurusan yang cekap dan berkesan dalam pengurusan organisasi.